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Como gerenciar as finanças da sua empresa em períodos maiores de vendas

Eduardo Larbac - 18 de dezembro de 2019

Saber organizar as finanças do seu negócio é essencial para a saúde financeira da empresa a longo prazo.

Em épocas mais movimentadas em relação às vendas, como datas comemorativas de final de ano, é comum que o fluxo de caixa aumente, então, saber gerenciar a rotina em meio à pressão é um desafio.

Graças aos softwares de gestão financeira é possível otimizar o tempo na hora de realizar o balanço das entradas e saídas do caixa.

No entanto, existem diversas ações que podem ser adotadas no dia a dia para melhorar o controle financeiro do seu negócio.

Integrar a gestão de vendas com a gestão financeira, ter comandas eletrônicas para registrar as vendas, fazer um controle eficiente do estoque e gerenciar as informações financeiras com qualidade são alguns exemplos.

Aumentar o faturamento é uma conquista de qualquer negócio. No entanto, saber gerenciar o que é vendido, o que precisa ser reposto e ter um controle eficiente sobre as vendas é fundamental para avaliar o lucro do período, sem perder nenhum detalhe.

É proprietário de uma empresa, trabalha com franquias ou representa a gerência de um négocio? Esse artigo é para você!

Leia mais e aprenda como gerenciar as finanças em épocas marcadas pelo aumento das vendas.

Tenha um fluxo de caixa

Em épocas como o final de ano, o ato de presentear as pessoas ou renovar o ambiente da casa com compras novas é comum.

Considerando que comprar pela internet é uma realidade que faz parte dos novos hábitos de consumo, negócios online trabalham em parceria com empresas como transportadora para pequenas encomendas, fretes e outras alternativas para fazer a entrega dos produtos. Neste contexto, imagine um negócio que trabalha com e-commerce e loja física ao mesmo tempo. Como controlar as vendas e saber qual é a porcentagem do frete, o que entra e o que fica de fora do caixa?

Ter um fluxo de caixa é fundamental para saber organizar tudo isso. Na prática, essa ferramenta consiste em registrar tudo o que é vendido na sua loja, além dos investimentos feitos. Ou seja, as entradas e saídas financeiras e suas respectivas origens.

É comum que muitas empresas vendam produtos a prazo, no cartão da loja, clube de benefícios ou cartão de crédito.

Portanto, ter um controle e uma visão geral sobre o cenário das vendas te ajuda a entender melhor qual é a situação do caixa no momento.

Existem algumas ferramentas para automatizar o fluxo de caixa como planilhas inteligentes, softwares ou, até mesmo, aplicativos.

Independentemente da sua preferência, saiba que é muito importante fazer esse exercício, por motivos como:

Conhecimento do dinheiro que entra e sai da sua empresa;
Maior controle das vendas a prazo;
Visão sistêmica e holística sobre a saúde financeira;
Mais organização do financeiro.

Além dessas vantagens, é interessante destacar que um fluxo de caixa bem definido facilita a organização contábil da empresa.

Na hora de fazer relatórios, você precisa dar conta de explicar a origem do dinheiro, os gastos, além de separar as contas da empresa dos gastos pessoais, isso tudo é essencial para essa tarefa.

O fluxo de caixa, vinculado a uma conta jurídica é o caminho mais adequado para não ter problemas com a receita federal.

Aposte em ferramentas de automatização

Uma empresa de alimentação hospitalar, assim como empresas especializadas em manutenção de equipamentos ou serviços costuma ter uma demanda altíssima e várias regras burocráticas para lidar ao mesmo tempo.

Imagine que nesse tipo de negócio, as encomendas não param e naturalmente há uma pressão sobre as equipes de vendas, atendimento e gerência para que o padrão de atendimento seja cumprido e as metas batidas. Quando há um aumento repentino nas vendas, contar com ferramentas de automatização, que unam a tecnologia aos princípios da inteligência artificial pode ser uma alternativa para tornar a rotina mais produtiva e desafogar um pouco o trabalho da equipe.

Softwares de gestão financeira são indicados para controlar as entradas, saídas, número de vendas, estoque e outras informações relacionadas ao caixa.

Em empresas de grande porte como supermercados, lojas de departamento e indústrias, gerenciar o caixa de cada filial junto com a matriz é uma responsabilidade imensa.

Portanto, não tem como fugir da tecnologia para elaborar sistemas integrados de gestão, nos quais os vendedores conseguem ter acesso a todos os detalhes e informações de cada loja em um só local.

No caso dos mercados, imagine que além das lojas, é importante controlar finanças como o custo do aluguel de galpão de estoque para empresa e a entrada e saída de mercadorias armazenadas no estoque.

É humanamente impossível realizar todas essas tarefas sem o apoio de ferramentas.

Ao contar com softwares de gestão e outras tecnologias que fazem o cálculo das vendas, o cálculo dos impostos e das contas a pagar e receber, o empreendimento sai na frente pelos seguintes fatores:

Redução de erros manuais por falhas humanas;
Visão holística para todas as lojas;
Padrões definidos para registrar vendas e informações relacionadas;
Emissão de relatórios em tempo hábil;
Integração de sistemas;
Maior produtividade e sinergia entre os setores.

Invista em sistemas de comanda eletrônica

Em restaurantes e comércios, registrar as compras do cliente com comandas eletrônicas é uma realidade que faz total sentido e não é à toa que esse padrão está cada vez mais comum.

Além de reduzir o risco de deixar algum produto avulso ou não cobrar por um serviço, as comandas eletrônicas são inteligentes e registram as informações necessárias nos sistemas de gestão de forma prática.

A tecnologia não é algo que você só consegue visualizar em sistemas mais novos de controle de acesso condominial, já que as possibilidades são encontradas para todos os segmentos de vendas, na área de serviços, produtos e comércio de forma geral. Imagine o cenário de uma grande loja de artigos de decoração, produtos de departamento e outros itens como luminárias, tripés, equipamentos de som e acessórios que são requisitados na montagem de espetáculos, shows e cenografia de teatro.

Quanto maior for a loja e mais diversas as opções de produtos, mais inteligente é fortalecer o controle de vendas com a tecnologia, então, cartões eletrônicos são a prova que isso é possível e funciona.

Com códigos bem definidos e um sistema de gestão eficaz, você poderá ter uma visão em tempo real das vendas.

Faça conciliação dos sistemas de pagamento

De serviços como os prestados por bicicletarias, como a manutenção corrente bicicleta, além de venda de peças à venda de produtos eletrônicos, é importante avaliar que o público trabalha com diversas formas de pagamento.

Por isso, você precisa organizar um método para identificar a efetivação do pagamento e não sair no prejuízo, ainda mais quando há épocas de intenso movimento no comércio.

A conciliação de cartões é uma atitude prática muito indicada nessas situações. Na prática, essa ação consiste na conferência das vendas, bem como na identificação de fraudes e em outras ações que possuem como finalidade garantir o controle do seu fluxo de caixa.

Esse investimento é feito em softwares específicos que são integrados nos sistemas de gestão empresarial.

Se você trabalha com entrega expressa de documentos e disponibiliza formas de pagamento como cartão, boletos e transferências, no meio online e físico, saiba que há como configurar as duas situações nestes sistemas.

O pagamento indevido de taxas e o popular “calote” podem ser evitados graças a essa ação, por isso vale a pena rever suas prioridades e focar no que realmente importa.

Vantagens de uma boa gestão financeira

Todo negócio, independentemente do segmento tem altos e baixos.

Uma casa de chaveiros especializada em chaveiro para abrir porta em situações emergenciais depende dos incidentes para atuação, uma loja de roupas pode aumentar o faturamento nas liquidações e lojas de eletrônicos, podem gerar mais receita em datas comemorativas.

O fato é que quando a época de vendas chega, é desafiador para a equipe conseguir gravar todos os processos em um dia agitado. Por isso, ao apostar nas dicas anteriores, você está investindo no que mais importa: seus clientes. A gestão financeira de qualidade é garantia de uma visão a longo prazo para a empresa, que saberá como utilizar seus recursos da melhor forma e multiplicar os ganhos.

Agora que você entende um pouco mais sobre esse universo e sabe que sem organizar as finanças, não há como fazer planos para seu negócio, esperamos que essas dicas sejam úteis.

Pense que as atitudes de educação financeira são válidas não só nos períodos de grande faturamento, mas ajudam a empresa a se preparar para outras ocasiões.

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