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Empreendedores: como organizar as finanças

Jayane Guia de Investimento - 30 de março de 2023

Gerir as finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, afinal quem administra o próprio negócio sabe que a rotina cheia de tarefas traz grandes desafios e nem sempre é possível cumprir todos os compromissos e ainda dar atenção a parte financeira. Sabemos que essa é uma atividade desgastante, porém não pode ser negligenciada. As finanças determinam a saúde da sua empresa, por isso é essencial que você monitore todo o processo.  São essas informações que indicam se um negócio de empilhadeiras elétricas, por exemplo, está dando bons resultados, saiba que o controle de produtos e o atendimento são muito importantes, porém sem as finanças organizadas nada disso funciona. Saber quanto você tem em caixa e qual é o lucro da sua empresa, permite com que você consiga se planejar, dessa forma você consegue investir em marketing digital,novos funcionários, maquina de suco de laranja, novos sistemas, entre outras soluções. Para te ajudar a entender um pouco melhor como as finanças são essenciais para o seu negócio e acima de tudo como você consegue se organizar, criamos um conteúdo repleto de dicas e informações. Confira!

Importância da organização financeira

Manter o setor financeiro da sua empresa organizado é a base para um crescimento eficaz, quando um empreendimento de luva de vaqueta, por exemplo, consegue controlar os seus recursos é capaz de:
  • Evitar prejuízos;
  • Manter a estabilidade financeira;
  • Reconhecer o momento para fazer investimentos;
  • Ter domínio sobre os principais indicadores de resultados. 
Por isso, seja qual for o seu negócio de pequeno, médio ou grande porte você precisa fazer o acompanhamento do financeiro, pois independente do tamanho do seu empreendimento, você precisa de controle para fazer com que ele gere lucros. É fundamental que você entenda que sem o controle financeiro você terá menos clareza sobre o desempenho de:
  • Vendas;
  • Faturamento do período;
  • Fluxo de entradas e saídas. 
Sendo assim, quando uma empresa de cordas de segurança, por exemplo, não tem o controle sobre as suas finanças, não consegue acompanhar os resultados, e essa falta de controle impacta em seu negócio como todo. Dessa forma você não terá dinheiro para pagar os funcionários, fornecedores e até mesmo os impostos, isso a longo prazo pode gerar sérios problemas, levando o negócio a falência, além de problemas com a Receita Federal. Pense que sem capital é impossível gerir um negócio, ou investir em melhorias sejam elas quais forem, é importante que você entenda que mesmo que a sua empresa fature muito dinheiro e você consiga equilibrar as contas, é preciso ter uma organização financeira. Por exemplo, você tem um mercado de bairro e consegue realizar todos os pagamentos, porém não realiza a organização financeira e por isso não consegue gerenciar ao certo os recebimentos e o fluxo de caixa. Com isso você não tem clareza sobre o seu próprio faturamento e se precisar investir em um sistema para açougues, por exemplo, não saberá quanto do seu capital poderá ser gasto. Percebe como estar no controle da situação é importante para que você sempre dê o próximo passo e consiga crescer no mercado, tanto em visibilidade, como em vendas, pois só o investimento lhe permite isso. Para uma organização financeira eficaz é necessário:
  • Fazer uma reserva financeira para imprevistos;
  • Investir no negócio sem prejudicar o caixa;
  • Ter controle sobre o fluxo de caixa;
  • Evitar atrasos em pagamentos e recebimentos.
Dessa forma você começará a assumir o controle das suas finanças, o negócio irá fluir de uma melhor forma e você conseguirá investir em melhorias para a sua empresa, acredite as finanças são essenciais para um bom negócio.

Dica de como organizar as finanças o seu negócio

Bom, agora que você já sabe a importância que o controle financeiro possui em seu negócio, veja algumas dicas que irão te ajudar a organizá-las. Essas são práticas que podem ser feitas por empresas de diversos segmentos, seja de uma loja de roda motriz ou uma livraria, basta adequar a realidade do seu empreendimento.

Tenha disciplina

Você só irá conseguir manter suas finanças organizadas se tiver disciplina na hora de registrar os gastos, todas entradas e saídas, além de fazer análise por períodos, isso permite com que você saiba como e quando o seu dinheiro foi gasto. A análise de fluxo de caixa depende do tamanho e das necessidade da sua empresa, por exemplo, se você tem um pequeno negócio de reboque tanque, talvez não precise analisar as contas semanalmente, sendo preciso apenas uma vez ao mês. Mas independente se o fluxo de caixa será feito semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, é essencial que todos os documentos e notas fiscais, sejam armazenados e centralizados em um único lugar.

Separe as contas pessoais e da empresa

Entenda que não é porque você é dono de uma loja de pipeta volumetrica que o caixa se tornou a extensão da sua carteira, para que você consiga organizar as finanças do seu empreendimento, você não pode em hipótese alguma usar o dinheiro com gastos pessoais. Também é importante que você não use o seu dinheiro pessoal para arcar com as despesas da empresa, isso tudo gera uma enorme confusão e no final, você não sabe qual dinheiro e qual e acaba se atrapalhando na organização. Saiba que misturar contas pessoais com as da empresa prejudica a saúde financeira tanto da sua pessoa física, como da jurídica, além de dificultar o acompanhamento das entradas e saídas do caixa. Para evitar que isso aconteça estabeleça um salário para que você que é o dono da empresa, tenha uma renda e não precise usar o capital para assuntos pessoais, dessa forma você saberá que todo mês terá um valor x para ganhar.

Defina custos, receitas e despesas

Para um controle financeiro efetivo é fundamental que você organize e tenha bem definido o que são: custos, receitas e despesas, veja a seguir a definição desses termos.

Custos

Custo consiste ao fator econômico que a produção de um item ou o oferecimento de um serviço precisam para serem realizados, por esse motivo que para estabelecer o custo de produção é necessário determinar o preço de venda desse produto ao consumidor final. Dessa forma você define o custo do produto pelo:
  • Preço da matéria-prima;
  • Preço da mão de obra direta utilizada na produção;
  • Preço da mão de obra indireta para o negócio;
  • Custo da amortização do maquinário e da locação.
Com isso sua empresa não sai no prejuízo, pois você sabe ao certo quanto foi gasto em cada produto.

Receitas

Compreende-se como receita de uma empresa toda quantia que é recebida através da atividade do seu negócio, como as vendas dos seus produtos ou serviços, por exemplo, essa receita faz parte do cálculo de lucro e representa a parte positiva do seu caixa. Dividimos a receita em dois termos, a receita bruta diz respeito ao o que o empreendimento faturou no total de suas vendas, já a receita líquida é tudo que foi faturado menos os impostos.

Despesas

As despesas acho que é um termo autoexplicativo, pois diz respeito a todos os gastos necessários para manter a empresa, saiba que são inclusos nas despesas todos os gastos que não são identificados durante o processo de transformação e produção dos bens. Todas as despesas estão relacionadas ao valor gasto com toda a estrutura do empreendimento, como a parte administrativa, comercial e gestão do negócio, ou seja, fornecedores, funcionários, contas a pagar, etc.

Tenha o orçamento definido

Definir o orçamento da sua empresa é muito importante e faz toda diferença na organização das finanças empresariais, saiba que quando o empreendedor é guiado por um valor predefinido ele consegue entender melhor sua empresa e com isso alcançar seus objetivos. Além disso, ele saberá ao certo, quais ações deverão ser feitas para alcançar todos os planos e metas de uma maneira mais fácil, e quando é a hora de dar uma pausa para organizar as contas.

Faça gestão de fornecedores

Ter uma boa gestão com os fornecedores é manter um bom relacionamento com eles, também é essencial que o empreendedor mantenha a disciplina para que consiga planejar de maneira estratégica todas essas interações. Entenda que qualquer problema com esses fornecedores irá refletir diretamente em seus clientes, fazendo com que suas vendas sejam prejudicadas, pois isso busque as melhores interações e mantenha o serviço de todos fornecedores, em um prazo determinado. Ao seguir as dicas desenvolvidas neste conteúdo, gestores dos mais diversos segmentos conseguirão construir uma estabilidade organizacional financeira a médio e longo prazo.  Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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