Desenvolver a habilidade de gerenciamento de tempo não é uma atividade imediata, requer constância e prática até se tornar um hábito. Além disso, cada pessoa tem a sua forma pessoal de gerir o tempo à sua disposição para concluir as tarefas atribuídas.
Nesse sentido, de fato não existem regras de ouro válidas para todos, no entanto existem algumas práticas recomendadas, e neste artigo vamos propor algumas dicas que podem ajudar na boa gestão de tempo.
Além disso, são dicas que servem tanto para pessoas que trabalham em uma empresas fabricantes de painéis elétricos, que exige mais na rotina, como para pessoas que trabalham em escritórios ou em home office.
É como se houvesse uma bomba centrífuga para água na qual é transportada volumes de água em tão baixa pressão para levar para grandes alturas. Este exemplo se encaixa perfeitamente na questão da grande pressão que acarreta com o mau gerenciamento de tempo.
Os sinais de má gestão de tempo mais comuns são:
A falta de energia, por exemplo, por mais que seja um sintoma físico, é gerado devido à pressão por muitas tarefas. Nesses casos, exames de rotina podem estar normais, mas ainda assim a pessoa se sentir cansada.
Ou seja, a questão psicológica acaba sendo o principal fator para desencadear essas condições.
Esta organização é muito útil tanto no local de trabalho como na esfera pessoal, pois uma gestão correta do tempo é capaz de ajudar a reduzir o estresse quando a quantidade de trabalho parece ser excessiva.
Ou seja, a gestão do tempo nada mais é do que um processo organizacional para melhor gerir as horas de trabalho com o objetivo de aumentar a sua eficiência e produtividade. Também ajuda a planejar turnos de trabalho e avaliar o que funciona e o que não funciona para cada um.
No entanto, não pense que a gestão do tempo é apenas uma preocupação sobre o trabalho CLT, já que no home office essa questão de gerenciamento é ainda mais necessária devido às distrações que podem interferir na produtividade.
Mesmo com tudo em ordem na casa, sempre haverá algo como fator de distração, como alguma bagunça para organizar, louça para lavar, refeição para preparar e consumir, etc. Tudo isso demanda tempo, por isso é essencial saber estruturar uma boa gestão de tempo.
Ou exemplo são pessoas que trabalham na limpeza em laboratório, o tempo para limpar tudo é bem maior que em outros locais devido às questões sanitárias. Portanto, um armário inox para laboratório deve ter sua limpeza planejada com tempo estipulado para cada item a ser higienizado.
Quando bem implementado as estratégias de gerenciamento de tempo, as chances de sucesso no cumprimento de prazos são bem maiores, o que contribui para maior satisfação pessoal.
Em última análise, pode se traduzir diretamente em novas oportunidades de crescimento profissional dentro da organização em que está inserido, se for o caso. Isso porque, ao administrar melhor seu tempo, o colaborador tende a otimizar a execução de suas atividades e alcançar melhores resultados.
Mas vamos agora entender a importância da gestão do tempo e como aplicá-la ao nosso dia a dia.
Existem técnicas de gerenciamento de tempo que são realmente eficazes e comprovadas para melhorar a produtividade e evitar os problemas causados pelo não gerenciamento de tempo.
Confira essas 7 dicas que podem ajudá-lo(a) a concluir mais tarefas, limitar as distrações e melhorar a eficiência no trabalho. Vem conferir!
No entanto, um conselho é avaliar as atividades da lista diária quanto à sua importância e urgência para decidir como organizá-las e até mesmo delegá-las ou pedir ajuda. Afinal, priorizar também significa dizer não quando necessário.
Exemplificando, alguém que trabalha com distribuidores de conectores elétricos certamente possui grandes demandas entre várias empresas que solicitam os serviços.
O mais correto é escolher para qual empresa vai prestar serviço de fornecimento, e não tentar atender todos com pouca ou baixa qualidade na eficiência. Lembrando que esse exemplo vale para todos os segmentos e negócios.
Ou seja, nas organizações como empresa fabricante de radiadores industriais, por exemplo, onde a metodologia ágil é utilizada, cada prazo pode ser compartilhado com o grupo de trabalho através das funções dos programas de gestão.
Se o prazo é particularmente desafiador e ainda assim é devidamente cumprido, a satisfação aumenta e certamente a motivação também aumenta consideravelmente para enfrentar novos compromissos profissionais.
Especialmente no caso de atividades rotineiras e repetitivas, como em empresas de produtos para tratamento de água, por exemplo, é importante saber distribuir bem as tarefas para não causar altos níveis de estresse.
Usar a ferramenta de delegação não significa fugir de nossas responsabilidades, mas saber nos organizar. Além de ter uma agenda menos intensa, atribuir tarefas estratégicas aos funcionários fará com que eles se sintam mais valorizados e envolvidos.
Seja um diário em papel, um calendário eletrônico ou um programa de gerenciamento compartilhado por todo o grupo, a lista de tarefas ajuda você a se concentrar nas prioridades.
E se trabalharmos em casa? É fundamental incluir no programa atividades pessoais, pausas e alguns momentos de convívio com os colegas para evitar a sensação de isolamento.
Portanto, pensar que postergar as pausas é o melhor caminho para cumprir as demandas de trabalho não é algo inteligente, muito pelo contrário, isso afeta ainda mais a produtividade e aumentam os risco de fadiga e cansaço extremos.
A técnica do tomate – conhecida como pomodoro – contém um esquema prático, ou seja, ele programa as atividades e tarefas em um cronômetro para trabalhar com concentração máxima por 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos.
Essa ferramenta é bastante utilizada e ajuda nessa questão para aumentar a produtividade com qualidade, seja no seu trabalho ou em seus estudos.
Nesse sentido, realizar dias ou mais tarefas ao mesmo tempo atrapalha o desempenho, pois requer energia para mudar a concentração.
Para melhorar essa questão, principalmente de gerenciamento de tempo, a monotarefa, ou seja, trabalhar com foco máximo em uma tarefa de cada vez até sua conclusão é a melhor escolha. Acredite!
No entanto, a vida é assim, cheia de responsabilidades. Portanto, o foco deve ser gerenciar esse possível estresse gerado pela rotina. Para isso, você pode tentar realizar algumas atividades de prazer e relaxamento, como por exemplo:
Nesse sentido, de fato não existem regras de ouro válidas para todos, no entanto existem algumas práticas recomendadas, e neste artigo vamos propor algumas dicas que podem ajudar na boa gestão de tempo.
Além disso, são dicas que servem tanto para pessoas que trabalham em uma empresas fabricantes de painéis elétricos, que exige mais na rotina, como para pessoas que trabalham em escritórios ou em home office.
Como identificar se está gerenciando mal o tempo?
De forma bem simples e direta, se na maior parte do tempo você se sente estressado e sobrecarregado por excesso de carga de trabalho e responsabilidades, com a sensação de que as tarefas a serem cumpridas não se esgotam, há um problema de gerenciamento de tempo.É como se houvesse uma bomba centrífuga para água na qual é transportada volumes de água em tão baixa pressão para levar para grandes alturas. Este exemplo se encaixa perfeitamente na questão da grande pressão que acarreta com o mau gerenciamento de tempo.
Os sinais de má gestão de tempo mais comuns são:
- Excesso de cansaço;
- Prazos não cumpridos;
- Ansiedade ao acordar;
- Falta de energia;
- Insônia;
- Pensamentos constantes sobre as tarefas a serem cumpridas;
- Problemas gastrointestinais.
A falta de energia, por exemplo, por mais que seja um sintoma físico, é gerado devido à pressão por muitas tarefas. Nesses casos, exames de rotina podem estar normais, mas ainda assim a pessoa se sentir cansada.
Ou seja, a questão psicológica acaba sendo o principal fator para desencadear essas condições.
O que é gerenciamento de tempo e para que serve?
A gestão de tempo refere-se ao processo consciente de planejamento e prática de controle do tempo em atividades específicas.Esta organização é muito útil tanto no local de trabalho como na esfera pessoal, pois uma gestão correta do tempo é capaz de ajudar a reduzir o estresse quando a quantidade de trabalho parece ser excessiva.
Ou seja, a gestão do tempo nada mais é do que um processo organizacional para melhor gerir as horas de trabalho com o objetivo de aumentar a sua eficiência e produtividade. Também ajuda a planejar turnos de trabalho e avaliar o que funciona e o que não funciona para cada um.
No entanto, não pense que a gestão do tempo é apenas uma preocupação sobre o trabalho CLT, já que no home office essa questão de gerenciamento é ainda mais necessária devido às distrações que podem interferir na produtividade.
Mesmo com tudo em ordem na casa, sempre haverá algo como fator de distração, como alguma bagunça para organizar, louça para lavar, refeição para preparar e consumir, etc. Tudo isso demanda tempo, por isso é essencial saber estruturar uma boa gestão de tempo.
Ou exemplo são pessoas que trabalham na limpeza em laboratório, o tempo para limpar tudo é bem maior que em outros locais devido às questões sanitárias. Portanto, um armário inox para laboratório deve ter sua limpeza planejada com tempo estipulado para cada item a ser higienizado.
Quando bem implementado as estratégias de gerenciamento de tempo, as chances de sucesso no cumprimento de prazos são bem maiores, o que contribui para maior satisfação pessoal.
Em última análise, pode se traduzir diretamente em novas oportunidades de crescimento profissional dentro da organização em que está inserido, se for o caso. Isso porque, ao administrar melhor seu tempo, o colaborador tende a otimizar a execução de suas atividades e alcançar melhores resultados.
Mas vamos agora entender a importância da gestão do tempo e como aplicá-la ao nosso dia a dia.
7 dicas para gerenciar bem o tempo
Ninguém precisa de um alarme de incêndio preço, por exemplo, que tem um som bem alto para poder cumprir bem as tarefas. Ou seja, alardes e pressões só pioram na questão da gestão de tempo.Existem técnicas de gerenciamento de tempo que são realmente eficazes e comprovadas para melhorar a produtividade e evitar os problemas causados pelo não gerenciamento de tempo.
Confira essas 7 dicas que podem ajudá-lo(a) a concluir mais tarefas, limitar as distrações e melhorar a eficiência no trabalho. Vem conferir!
1. Estabeleça prioridades
É claro que o método escolhido para a priorização de tarefas depende da natureza do trabalho e das características individuais de cada pessoa.No entanto, um conselho é avaliar as atividades da lista diária quanto à sua importância e urgência para decidir como organizá-las e até mesmo delegá-las ou pedir ajuda. Afinal, priorizar também significa dizer não quando necessário.
Exemplificando, alguém que trabalha com distribuidores de conectores elétricos certamente possui grandes demandas entre várias empresas que solicitam os serviços.
O mais correto é escolher para qual empresa vai prestar serviço de fornecimento, e não tentar atender todos com pouca ou baixa qualidade na eficiência. Lembrando que esse exemplo vale para todos os segmentos e negócios.
2. Defina os prazos
Para todas as atividades planejadas em nosso dia (ou semana) de trabalho, seja em casa ou na empresa, é crucial definir prazos a cumprir e fazer uma lista de coisas a fazer.Ou seja, nas organizações como empresa fabricante de radiadores industriais, por exemplo, onde a metodologia ágil é utilizada, cada prazo pode ser compartilhado com o grupo de trabalho através das funções dos programas de gestão.
Se o prazo é particularmente desafiador e ainda assim é devidamente cumprido, a satisfação aumenta e certamente a motivação também aumenta consideravelmente para enfrentar novos compromissos profissionais.
3. Aprenda a delegar
Por mais eficientes e organizados que sejamos, há tarefas que podemos delegar com segurança para terceiros, seja contratando freelancer, diário, ou delegando para outro colega de trabalho, se for o caso de trabalho em empresa.Especialmente no caso de atividades rotineiras e repetitivas, como em empresas de produtos para tratamento de água, por exemplo, é importante saber distribuir bem as tarefas para não causar altos níveis de estresse.
Usar a ferramenta de delegação não significa fugir de nossas responsabilidades, mas saber nos organizar. Além de ter uma agenda menos intensa, atribuir tarefas estratégicas aos funcionários fará com que eles se sintam mais valorizados e envolvidos.
4. Organize a agenda
Ter um calendário de atividades atualizado sempre à mão ajuda a não esquecer os objetivos esperados, mas não só! A simples ação de marcar cada tarefa concluída contribui para uma forte sensação de satisfação com o trabalho realizado.Seja um diário em papel, um calendário eletrônico ou um programa de gerenciamento compartilhado por todo o grupo, a lista de tarefas ajuda você a se concentrar nas prioridades.
E se trabalharmos em casa? É fundamental incluir no programa atividades pessoais, pausas e alguns momentos de convívio com os colegas para evitar a sensação de isolamento.
5. Planeje pausas regulares
É sempre melhor não esperar até se sentir cansado antes de fazer uma pausa por alguns minutos. Para evitar o estresse e manter sempre a produtividade em alta, as pausas são fundamentais e melhoram a produtividade no trabalho.Portanto, pensar que postergar as pausas é o melhor caminho para cumprir as demandas de trabalho não é algo inteligente, muito pelo contrário, isso afeta ainda mais a produtividade e aumentam os risco de fadiga e cansaço extremos.
A técnica do tomate – conhecida como pomodoro – contém um esquema prático, ou seja, ele programa as atividades e tarefas em um cronômetro para trabalhar com concentração máxima por 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos.
Essa ferramenta é bastante utilizada e ajuda nessa questão para aumentar a produtividade com qualidade, seja no seu trabalho ou em seus estudos.
6. Tente a técnica da monotarefa
Embora a multitarefa ainda seja muitas vezes considerada uma característica de pessoas produtivas, é útil lembrar que, na realidade, só é possível realizar uma tarefa por vez.Nesse sentido, realizar dias ou mais tarefas ao mesmo tempo atrapalha o desempenho, pois requer energia para mudar a concentração.
Para melhorar essa questão, principalmente de gerenciamento de tempo, a monotarefa, ou seja, trabalhar com foco máximo em uma tarefa de cada vez até sua conclusão é a melhor escolha. Acredite!
7. Gerencie o estresse
Ao aceitar assumir mais responsabilidades do que realmente é capaz de lidar, é natural que os níveis de estresse aumentem, então é bem provável que o cansaço tome conta e torne as pessoas menos produtivas ao assumir muitas responsabilidades.No entanto, a vida é assim, cheia de responsabilidades. Portanto, o foco deve ser gerenciar esse possível estresse gerado pela rotina. Para isso, você pode tentar realizar algumas atividades de prazer e relaxamento, como por exemplo:
- Exercício de alongamento;
- Sair para tomar fresco;
- Distrair-se um pouco conversando com um amigo;
- Praticar ioga ou meditar;
- Ouvir música.
